Databehandler­aftale for kunder

Disse standardkontraktbestemmelser («Bestemmelserne») er aftalt mellem den virksomhed, der har en konto hos Telenoa («den dataansvarlige»), og Telenoa, CVR-nr. 46373731, Danmark («databehandleren»), der hver især er en «part» og sammen udgør «parterne».

Den dataansvarliges navn og CVR-nummer er dem, der står på kontoen. Bestemmelserne er indgået, når den dataansvarlige accepterer Telenoas vilkår ved oprettelse af kontoen eller ved køb, og gælder i stedet for underskrift. Ønsker den dataansvarlige en underskrevet udgave, sender vi den på anmodning til kontakt@telenoa.com.

Parterne har aftalt Bestemmelserne med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

2.1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2. Bestemmelserne er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (databeskyttelsesforordningen).

2.3. I forbindelse med leveringen af tjenesten Telenoa (delt indbakke, AI-assistenten Noa og telefonlinjen Noa Voice) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder Telenoas vilkår.

2.5. Der hører fire bilag til Bestemmelserne, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne. Bilag A indeholder oplysninger om behandlingen. Bilag B indeholder betingelserne for brug af underdatabehandlere og listen over godkendte underdatabehandlere. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks, de sikkerhedsforanstaltninger, databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn. Bilag D indeholder bestemmelser om andre forhold.

2.6. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.7. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller EØS-medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler der må ske behandling af personoplysninger.

3.3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for den behandling af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage. Det gælder også optagelse af opkald og afsendelse af SMS, hvis den dataansvarlige slår det til. Den dataansvarlige er også ansvarlig for at oplyse de registrerede om behandlingen, herunder at de kan blive betjent af en AI, og at samtalen noteres og eventuelt optages. Databehandleren sørger for, at Noa i starten af hvert opkald siger, at hun er en AI-assistent, og at samtalen noteres (og optages, hvis optagelse er slået til).

4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks er specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser. De valg, den dataansvarlige træffer i tjenestens indstillinger (fx slettefrist, optagelse af opkald, SMS og forbindelser), er dokumenteret instruks.

4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. Databehandleren kan udsætte udførelsen af den pågældende instruks, indtil den dataansvarlige har bekræftet eller ændret den.

5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene og gennemføre foranstaltninger for at imødegå dem. Afhængig af deres relevans kan det omfatte pseudonymisering og kryptering af personoplysninger; evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester; evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse; og en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af foranstaltningerne.

6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren, uafhængigt af den dataansvarlige, også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren.

6.3. Databehandleren skal bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af forpligtelsen efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført (se bilag C.2), og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse.

6.4. Hvis imødegåelse af de identificerede risici efter den dataansvarliges vurdering kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end dem, databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger i bilag C.

7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes efter den dataansvarliges anmodning herom i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.5. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation, overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland eller behandle personoplysningerne i et tredjeland.

8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder overførselsgrundlaget i databeskyttelsesforordningens kapitel V, står i bilag C.6.

8.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

• oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
• oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
• indsigtsretten
• retten til berigtigelse
• retten til sletning («retten til at blive glemt»)
• retten til begrænsning af behandling
• underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
• retten til dataportabilitet
• retten til indsigelse
• retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3, bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med: (a) den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder; (b) den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder; (c) den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en konsekvensanalyse; og (d) den dataansvarliges forpligtelse til at høre Datatilsynet inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3. Parterne har i bilag C.3 angivet de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren bistår den dataansvarlige, samt i hvilket omfang og udstrækning.

10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2 (a) skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe følgende information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af anmeldelsen: (a) karakteren af bruddet, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger; (b) de sandsynlige konsekvenser af bruddet; (c) de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4. Den information, databehandleren skal tilvejebringe, står i bilag C.3.

11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige, og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Inden ophør kan den dataansvarlige selv eksportere sine data (bilag C.4).

12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i bilag C.7 og C.8.

12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13.1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen. Sådanne bestemmelser står i bilag D.

14.1. Bestemmelserne træder i kraft, når den dataansvarlige accepterer Telenoas vilkår (se punkt 1).

14.2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

• Den dataansvarlige: kontoens administrator(er) på den mailadresse, der står på kontoen
• Databehandleren: Telenoa, kontakt@telenoa.com

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at levere tjenesten Telenoa til den dataansvarlige: at modtage, samle, sortere og besvare den dataansvarliges henvendelser fra kunder og andre, at besvare den dataansvarliges telefon med AI-assistenten Noa, og at sende SMS og mails på den dataansvarliges vegne.

A.2. Behandlingen drejer sig primært om (karakteren af behandlingen): opbevaring, strukturering, søgning, visning og sletning af henvendelser; automatisk sortering, opsummering og svarudkast med AI; tale til tekst, tekst til tale og AI-svar under telefonopkald; optagelse af opkald, når den dataansvarlige slår det til; afsendelse af SMS og mails; udtræk af varige noter om en kontakt med AI; og overførsel til de forbindelser (andre systemer), den dataansvarlige selv slår til.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

• Henvendelser: navn, e-mail, telefonnummer, emne, besked, egne felter, vedhæftede filer, afsenderens IP-adresse og den side, en formular blev sendt fra
• Mails: indhold, afsender, modtagere og vedhæftninger i de mailkonti, den dataansvarlige forbinder, samt de svar, der sendes
• Opkald: den ringendes telefonnummer, tidspunkt og varighed, en tekstudskrift af samtalen, det Noa noterede (fx besked, booking, navn) og udfaldet. Lyden behandles, mens opkaldet står på, og gemmes kun, hvis den dataansvarlige har slået «Optag opkaldene» til
• Lydoptagelser: optagelsen af samtalen (begge parter), når optagelse er slået til
• SMS: modtagerens telefonnummer, SMS'ens tekst og leveringsstatus. Ved anmodning om anmeldelse også det spørgsmål, den ringende blev stillet, og svaret (samtykke eller nej)
• Kontaktnoter: varige noter, som Noa udleder af en kontakts opkald og mails (fx navn, foretrukket sprog eller en tidligere aftale). Slået til som standard for nye virksomheder; den dataansvarlige kan slå det fra og slette noterne
• Videnbase: tekster og dokumenter, den dataansvarlige giver Noa, som kan indeholde personoplysninger
• Brugere hos den dataansvarlige: navn, e-mail og rolle på de medarbejdere, der har adgang, og en log over deres handlinger på henvendelser
• Særlige kategorier: Tjenesten er ikke beregnet til særlige kategorier af personoplysninger, men de kan forekomme, hvis de registrerede selv skriver eller siger dem. Det er den dataansvarliges ansvar at vurdere det (bilag C.2)

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede: den dataansvarliges kunder og andre, der skriver, ringer eller udfylder en formular; modtagere af SMS og mails fra tjenesten; personer, der nævnes i henvendelser eller i videnbasen; og den dataansvarliges medarbejdere, der bruger tjenesten.

A.5. Behandlingen kan påbegyndes, når Bestemmelserne er trådt i kraft, og varer, så længe den dataansvarlige bruger tjenesten, og indtil personoplysningerne er slettet efter bilag C.4.

A.6. Hvad aftalen ikke omfatter. For oplysninger om den dataansvarlige som kunde og om dens brugere, som Telenoa behandler til egne formål (konto, login, betaling, bogføring og support), er Telenoa selvstændig dataansvarlig. Det står i Telenoas privatlivspolitik og er ikke en del af denne aftale.

Optagelse af brugen af appen: Telenoa kan optage, hvordan den dataansvarliges medarbejdere bruger appen (klik og navigation, med al tekst og alle felter skjult), for at forbedre tjenesten. Det sker til Telenoas egne formål, og her er Telenoa selvstændig dataansvarlig. Det er derfor ikke en del af denne aftale. Funktionen er beskrevet i Telenoas privatlivspolitik og kan slås fra under Indstillinger → Virksomhed → Privatliv.

B.1. Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere for de beskrevne behandlingsaktiviteter. Databehandleren må ikke uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet, jf. dog punkt 7.2. Den gældende liste står også på https://www.telenoa.com/underdatabehandlere.

Forbindelser, som den dataansvarlige selv slår til (fx Google Kalender, Google Sheets, Microsoft Outlook, CRM-systemer eller webshops), er den dataansvarliges egne leverandører. Data sendes dertil på den dataansvarliges instruks, og de er ikke Telenoas underdatabehandlere.

B.2. Databehandleren varsler ændringer af listen på mail til kontoens administrator mindst 30 dage, før en ny underdatabehandler tages i brug. Gør den dataansvarlige indsigelse, og kan parterne ikke finde en løsning, kan den dataansvarlige opsige aftalen om tjenesten, før ændringen træder i kraft.

C.1. Behandlingens genstand/instruks. Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige ved at levere tjenesten, som den dataansvarlige har sat den op: modtage og gemme henvendelser og mails; lade Noa sortere, opsummere og skrive svarudkast; sende svar, som den dataansvarliges brugere (eller autopiloten, hvis den er slået til) sender; besvare opkald på Noa Voice, stille om, tage beskeder og booke tider; optage opkald, hvis det er slået til; sende de SMS, den dataansvarlige har slået til; udlede kontaktnoter; synkronisere med de forbindelser, den dataansvarlige slår til; og slette efter den slettefrist, den dataansvarlige har valgt.

C.2. Behandlingssikkerhed. Behandlingen omfatter almindelige personoplysninger om kunder og kontakter i et større omfang, og særlige kategorier kan forekomme, hvis de registrerede selv oplyser dem. Sikkerhedsniveauet skal afspejle det. Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger der skal gennemføres for at etablere det nødvendige sikkerhedsniveau. Databehandleren skal dog som minimum gennemføre følgende:

• Kryptering under transmission: Al trafik til appen, API'et og hjemmesiden går over HTTPS (TLS 1.2 eller 1.3)
• Kryptering af adgange: Adgangskoder og nøgler til forbundne mailkonti krypteres med AES-256-GCM, før de gemmes. Brugeres adgangskoder gemmes kun som et hash (scrypt)
• Login: Login med adgangskode kræver en engangskode sendt på mail
• Adgangsstyring: Roller (Administrator og Medarbejder) styrer adgangen hos den dataansvarlige, og hver virksomheds data holdes adskilt i databasen
• Netværk: Databasen kan ikke nås fra internettet; kun appen på samme server forbinder til den. Administrativ adgang til serveren sker kun med SSH-nøgle
• Opbevaring: App-server og database står hos Contabo i Tyskland, og telefoni-serveren står hos DigitalOcean i Amsterdam. Filer og optagelser ligger i Cloudflare R2 under EU-jurisdiktion. Indlæsning af hjemmesider og dokumenter (Crawl4AI og Docling) kører på vores egen server
• Genopretning: Der tages backup af databasen hver nat. Én kopi gemmes på vores server, og en krypteret kopi sendes uden for serveren til Cloudflare R2 i EU. Krypterede backups, også uden for serveren, slettes efter 14 dage. Hver backup kontrolleres, før den beholdes
• Logning: Handlinger på henvendelser logges i en aktivitetslog. Fejl logges i vores egen fejllog uden bruger, cookies og indhold af forespørgsler
• AI-leverandører: AI-modeller, vi bruger via OpenRouter, kaldes kun gennem udbydere uden datalagring. De hverken gemmer eller træner på data (zero data retention). Anthropic (Claude) gemmer ikke og træner ikke på jeres data (aftale om zero data retention). Googles Gemini API (betalt niveau) træner ikke på data, men kan gemme dem i en kort periode for at opdage misbrug
• Medarbejdere: Telenoa drives af én person. Får andre adgang til personoplysninger, sker det kun med tavshedspligt og i det nødvendige omfang

C.3. Bistand til den dataansvarlige. Databehandleren bistår ved at stille følgende funktioner til rådighed i tjenesten: eksport af alle henvendelser om en bestemt kontakt (efter mailadresse), sletning af enkelte henvendelser, fuld dataeksport for administratorer og en slettefrist, den dataansvarlige selv vælger. Kontaktnoter kan slettes i tjenesten. Det, der ikke kan klares i tjenesten (fx sletning af SMS-loggen for en bestemt person), udfører databehandleren på skriftlig anmodning til kontakt@telenoa.com. Ved brud på persondatasikkerheden oplyser databehandleren, så vidt det er muligt, de oplysninger, der er nævnt i punkt 10.3. Bistand i rimeligt omfang er uden beregning.

C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine. Henvendelser slettes automatisk efter den slettefrist, den dataansvarlige vælger under Indstillinger → Virksomhed (6, 12, 24, 36 eller 60 måneder uden aktivitet, eller ingen automatisk sletning; standard for nye virksomheder er 24 måneder). Kun afsluttede henvendelser, der ikke er stjernemarkeret eller har en fremtidig påmindelse, slettes, sammen med deres mails, noter og vedhæftninger. Kontaktnoter følger samme slettefrist. Lydoptagelser af opkald slettes automatisk efter 30 dage. Teleudbyderens kopi slettes, så snart vores kopi er bekræftet gemt, og senest efter 30 dage. SMS-loggen og svar på anmodning om anmeldelse slettes automatisk efter 12 måneder, ved ophør eller på anmodning, alt efter hvad der sker først. Ved ophør af tjenesten sletter databehandleren personoplysningerne senest 60 dage efter ophør, og kopier i backups, også de krypterede kopier uden for serveren, slettes inden for 14 dage derefter.

C.5. Lokalitet for behandling. Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende: databehandlerens server hos Contabo i Tyskland; telefoni-serveren hos DigitalOcean i Amsterdam; Cloudflare R2 i EU; og hos de underdatabehandlere, der står i bilag B, på de anførte placeringer.

C.6. Instruks vedrørende overførsel til tredjelande. Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at overføre personoplysninger til de underdatabehandlere i USA, der står i bilag B, i det omfang det er nødvendigt for den beskrevne behandling. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for EU-US Data Privacy Framework, hvor leverandøren er certificeret under den, og ellers på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c). Uden en dokumenteret instruks må databehandleren ikke foretage andre overførsler.

C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner. Databehandleren giver efter anmodning, højst én gang om året, den dataansvarlige en skriftlig redegørelse for, hvordan databehandleren overholder databeskyttelsesforordningen og disse Bestemmelser. Den dataansvarlige kan anfægte redegørelsen og kan, når den dataansvarlige finder det nødvendigt, foretage en inspektion med rimeligt varsel. Den dataansvarliges udgifter til en inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren afsætter den nødvendige tid.

C.8. Procedurer for revisioner med underdatabehandlere. Databehandleren gennemgår underdatabehandlernes databehandleraftaler og den dokumentation, de stiller til rådighed (fx certificeringer og revisionserklæringer), når de tages i brug og derefter én gang om året. Den dataansvarlige kan få oplyst resultatet.

• Erstatningsansvar: Parternes ansvar over for hinanden følger Telenoas vilkår, herunder ansvarsbegrænsningen. Det begrænser ikke de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen
• Udgifter: Bistand efter punkt 9 og bilag C.3 i rimeligt omfang er uden beregning. Omfattende bistand ud over det kan faktureres efter aftale
• Sprog: Bestemmelserne findes på dansk og engelsk. Ved uoverensstemmelse gælder den danske udgave
• Ændringer: Ændringer i bilag A til C, der følger af ændringer i tjenesten, varsles som ændringer af underdatabehandlere (bilag B.2)
• Version: Denne udgave er dateret 24. oktober 2026. Ændret i forhold til 3. oktober 2026: Telenoa nævnes kun med navn og CVR-nummer, punkt 3.3 nævner oplysning om AI, bilag A.6 afgrænser, hvad Telenoa selv er dataansvarlig for, bilag C.2 beskriver backups uden for serveren og AI-leverandørerne præcist, og bilag C.4 siger nu, at SMS-loggen slettes efter 12 måneder, og hvornår teleudbyderens kopi af optagelser slettes